روش حل ۵ کار وقت گیر و آزاردهنده در جیمیل

جیمیل یکی از محبوب ترین ارائه دهندگان ایمیل در جهان است. همراه با اوت لوک و یاهو، جیمیل جزء سوم سرویس هایی است که بیش از ۹۰ درصد بازار ایمیل را به خود اختصاص داده است. با این حال در این اپلیکیشن که بیش از یک میلیارد کابر فعال در ماه دارد، تعدادی مشکلات کوچک وجود دارد که شما نیاز دارید آنها را حل کنید. امروز در انزل وب ما به ۵ مورد از این مشکلات اشاره می کنیم. برخی از این مشکلات را می توان با استفاده از برنامه های میانجی حل کرد، اما با برخی دیگر از این مشکلات باید مدارا کرد.

۵ مشکل جیمیل که شما از آنها بیزارید و نحوه حل آنها

۵Gmail Annoyances You Really Hate (and How to Fix Them)

جیمیل، یکی از سرویس‌ های رایگان است که به کاربران فضای رایگان جهت ایمیل ارائه می‌دهد. نسخه آزمایشی گوگل در ۱ آوریل ۲۰۰۴ ارائه شد، به این صورت که هر کاربر می‌توانست با دریافت دعوت‌ نامه از کاربری دیگر که دارای حساب جیمیل بود دارای حساب ایمیل شود و از خدمات آن استفاده کند. این سرویس در ۷ فوریه ۲۰۰۷ برای عموم آزاد شد و نیازی به دعوت‌ نامه برای عضویت نبود و در ۷ ژوئیه ۲۰۰۹ از حالت آزمایشی بیرون آمد، که در آن زمان دارای ۱۴۶ میلیون کاربر در هر ماه بود. این سرویس اولین سرویس ایمیلی در دنیا بود که یک گیگابایت فضا به کاربرانش می‌ داد، و همچنین اولین سرویسی بود که همه نامه‌ هایی که بین دو شخص رد و بدل می‌شد را به صورت قطاری و پشت سرهم (Thread) نشان می‌داد (مانند نوشته‌های داخل یک فوروم).

حال اگر مدت زمان زیادی گذشته باشد و شما ایمیل های خود را چک نکرده باشید چگونه ایمیل هایتان را براساس نوع فایل، فرستنده، اندازه مرتب سازی می کنید؟ چگونه امضاهای متنوع و متفاوتی به ایمیل هایتان اضافه می کنید؟ و چگونه این ایمیل ها را به صورت دسته ای حذف خواهید کرد و نمایی زیبا به جیمیل خود می دهید؟ در ادامه آموزش امروز انزل وب به تمام این سوالات پاسخ خواهیم داد. در صورتی که تمایل دارید دو یا چند اکانت جیمیل داشته باشید پیشنهاد می کنیم پست ساخت و مدیریت همزمان دو یا چند اکانت جیمیل در سریع ترین زمان ممکن ! را مطالعه بفرمایید.

مرتب کردن ایمیل ها در اینباکس  جیمیل براساس فرستنده، اندازه، نوع فایل

فرض کنید بعد از تعطیلات طولانی مدت به خانه بازگشته اید و با تعداد بسیار زیادی از پیغام های جدید در جعبه اینباکس خود مواجه می شوید. به جای مرتب کردن پیغام ها با تاریخ، آیا یک راه حل برای مرتب کردن سریع لیست توسط فرستنده، اندازه، موضوع بهتر نیست؟ چطوری می توانیم نامه های دریافتی در جیمیل را به دلخواه مرتب کنیم؟ مثلا بر اساس نام فرستنده یا موضوع یا… در پاسخ به این سوال باید بگوییم که جیمیل چنین قابلیتی ندارد. اما چند راه حل وجود دارد که بسته به نیازتان برای مرتب سازی می توانید از آنها استفاده کنید:

•  مرتب سازی براساس فرستنده: اگر می خواهید ایمیل هایی که یک فرد بخصوص برای شما فرستاده است را پیدا کنید در کادر جستجوی جیمیل from:[sender’s name] را تایپ کنید به طور مثال From:[anzalweb]. یک راه حل پیچیده تر این است که می توانید از یک اسکریپت استفاده کنید. این اسکریپت تمام ایمیل های فرستنده را در صفحه فعلی مرتب می کند.اگر شما از گوگل کروم استفاده می کنید به اینباکس جیمیل خود بروید و کلید F12 را برای فعال کردن ابزارهای برنامه نویسی فشار دهید، سپس این کد را در باکس پیست کنید. در مرورگرهای دیگر در حالی که در اینباکس جیمیل هستید کد زیر را در باکس آدرس پیست کنید.

توجه کنید که این کد تنها ایمیل هایی که در صفحه فعلی اینباکس است را مرتب می کند برای نتایج بهتر از طریق مسیر Gear > Settings > Maximum Page Size حداکثر اندازه صفحه را ۱۰۰ در نظر بگیرید.

• مرتب سازی براساس اندازه: برای پیدا کردن ایمیل هایی که از یک اندازه خاص بیشتر هستند در کادر جستجو عبارت Size:[size in bytes] را تایپ کنید. به طور مثال برای ایمیل هایی که بیشتر از ۱۰ مگابایت است عبارت Size:10M را وارد کنید.

• مرتب سازی براساس نوع فایل: اگر شما می خواهید ایمیل را براساس یک نوع خاص به سرعت پیدا کنید، تنها عبارت filetype:[file extension] را در کادر جستجو وارد کنید برای مثال برای پیدا کردن ایمیل هایی که فایل PDF ضمیمه آنها است عبارت filetype:PDF را وارد کنید.

در صورتی که ایمیلی را به صورت اشتباه ارسال کرده اید برای بازیابی آن پست نکات و ترفند های کاربردی سرویس جیمیل و یاهو میل را مطالعه بفرمایید.

حذف یکباره ایمیل ها در جیمیل

شما ایمیل هایتان را چگونه در اینباکس جیمیل پاک می کنید؟ کادر کوچکی که کنار ایمیل است را انتخاب می کنید سپس روی آیکن Trash کلیک می کنید و یا پیام ها را می کشید و در پوشه Bin رها می کنید، اما اگر تعداد ایمیل های شما زیاد باشد این کار خسته کننده است. در جیمیل گزینه ای را که بتوان تمام ایمیل ها را به صورت دسته جمعی حذف کرد وجود ندارد شاید بتوان حذف ایمیل ها را با استفاده از یک برنامه میانجی انجام داد اما ما قبلا در انزل وب روشی را برای حذف یکباره ایمیل ها آموزش دادیم که در پست آموزش صفر و پاک کردن یکباره تمام ایمیل های قدیمی جیمیل از اینباکس می توانید مطالعه بفرمایید. در صورتی که تمایل دارید ایمیل های پاک شده را بازیابی کنید پشنهاد می کنیم پست ۳ روش بازیابی ایمیل های پاک شده جیمیل ، نجات جان ایمیل حذف شده ! را مطالعه فرمایید.

استفاده از چند امضای مختلف در Gmail

جیمیل از امضای ایمیل پشتیبانی می کند. پس مشکل چیست؟ خوب مشکل این است که جیمیل تنها از یک امضا پشتیبانی می کند. برای بسیاری از کاربران ممکن است این موضوع یک مشکل نباشد، اما اگر شما آدرس های ایمیل متعددی داشته باشید استفاده از یک امضا محدود کننده خواهد بود. شما زمان زیادی را صرف کپی کردن و پیست کردن ایمیل از جاهای دیگر می کنید. در ادامه دو راه حل را به شما معرفی خواهیم کرد:

• مزیت این روش این است که می ‍‌توانید امضاهای مختلفی با نام‌ ها و پروفایل‌ های مختلف بسازید. مثلا برای گروه همکاران امضایی رسمی و برای دوستان و همکلاسی ها امضایی متفاوت در نظر بگیرید. برای این کار به قسمت Setting بروید و از Tabهای بالای صفحه گزینه Labs را انتخاب کنید. Inserting images و Canned Responses را انتخاب کرده و تیک کنار Enable را فعال کنید. سپس در انتهای صفحه تغییراتی که اعمال کرده‌اید را save کنید.

• راه حل بعدی استفاده از تمپلت های گورگیاس یا Gorgias است که شما باید از فروشگاه وب گوگل دانلود و نصب کنید. بعد از نصب فقط روی آیکن add-on در پنجره email composition کلیک کنید تا امضاهای خود را تنظیم کنید.

درج امضاهای اتوماتیک

امضای ایمیل این امکان را می دهد تا بتوان به صورت اتوماتیک اطلاعاتی مانند اطلاعات تماس و … را در انتهای هر پست الکترونیکی خروجی اضافه نمود. شاید از این راه بتوانبد به تبلیغ کسب و کار خودتان بپردازید. جیمیل امکان راه اندازی این امضا را در ایمیل ها به شما می دهد. برای راه اندازی این امضا در جیمیل ابتدا بر روی علامت چرخ دنده( Setting) کلیک کرده و گزینه setting را برگزینید. در سپس در تب General گزینه No signature را روشن کنید.

حال متنی را که می خواید در امضای خود استفاده کنید را وارد کنید. در صورتی که می خواهید از یک آرم متعلق به خودتان استفاده کنید می توانید آن را وارد کنید، در صورتی که می خواهین نام و لوگوی فرستنده ایمیل را مشاهده کنید پست چگونه نام و لوگو فرستنده ایمیل را در اینباکس جیمیل نمایش دهیم ؟ را مطالعه فرمایید.

اگر در متن خود می خواهید از لینک متعلق به وب سایت استفاده کنید می بایست از نوار ابزار دکمه Link را انتخاب کنید. در صورتی که بخواهید تصویری را اضافه کنید باید آن را از روی سرویس میزبان یا یک وب سایت وارد کنید.

مثلا اگر می خواهید از آرم شرکت استفاده کنید باید آدرس عکس را در متن امضای خود قرار دهید که به یک URL نیاز دارید که می توانید از سایت هایی همچون Blogger یا Google Sites استفاده کنید و یا این که یک وب سایت ایجاد کرده و عکس خود را در آن آپلود کنید.

هنگامی که عملیات درج لینک انجام شد اگر بر روی لینک مکان نما را حرکت دهید گزینه های بیشتری مانند Change و Remove را می بینید که می توانید لینک را حذف و یا تغییر دهید. در پایان جیمیل به صورت خودکار دو علامت – را قرار داده و به عبارتی امضا را از بدنه پیام جدا می کند و امضا را زیر علامت خط تیره قرار می دهد.

در صورتی که می خواهید از علامت – استفاده نشود می توانید تیک گزینه “Insert this signature before quoted text in replies and remove the ‘–‘ line that precedes it”‌ را انتخاب کنید در این صورت پیام بدون خط تیره درج می شود. در نهایت گزینه Save Changes را برگزینید.

چگونه ظاهر جیمیل را تغییر دهیم؟

این روز ها طرح و طراحی جیمیل بزرگترین ناراحتی افرادی است که با این سرویس کار می کنند. وقتی که اینباکس جیمیل را باز می کنید احساس می کنید که به سال ۲۰۰۸ برگشته اید.

برای حل این مشکل شما می توانید از تم هایی که برای جیمیل طراحی شده است استفاده کنید. برای فعال کردن تم ها به صورت زیر عمل کنید:

بر روی آیکون چرخ دنده موجود در گوشه سمت راست و بالای صفحه کلیک کنید و گزینه Settings را انتخاب نمایید. به تب Themes مراجعه کنید و بر روی گزینه Set Theme کلیک کنید تا پنجره پاپ آپی نمایان شود. می‌توانید در این پنجره عکس یا تم مورد نظرتان را انتخاب و با کلیک بر روی گزینه Save آن را به عنوان تم پیش فرض اکانت خود ذخیره کنید.

تجربه و پیشنهاد شما ؟

در صورتی که از روش ها و ترفندهای ذکر شده برای مرتب سازی، حذف ایمیل، اضافه کردن امضاهای متنوع، اضافه کردن تم استفاده کردید و یا ترفندها و برنامه های مشابه دیگری برای جیمیل را میشناسید آن را در بخش نظرات معرفی کنید.